Smarte Fabrik Personal effizient planen

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Fachkräftemangel, Kostendruck und Effizienz: Das Optimieren des Shopfloors ist ein Kernthema im Jahr 2025. Dabei kommt dem Menschen eine Schlüsselrolle zu – und damit der Personaleinsatzplanung.

Für eine effiziente Produktion müssen Maschinen, Material und Personal ideal aufeinander abgestimmt sein. Bei Maschinen und Material gab es in den letzten Jahren enorme Fortschritte, mit Blick auf Abläufe und Software. Die Personaleinsatzplanung hinkt dagegen noch hinterher. Daher wird sie im Jahr 2025 zum Schlüssel für einen effizienteren Shopfloor. Folgende sieben Faktoren sollten berücksichtigt werden.

KI und Automatisierung setzen den Maßstab für moderne Personaleinsatzplanung

In den vergangenen zehn Jahren wurde Software hauptsächlich eingesetzt, um Aufgaben zu erleichtern. In den kommenden zehn Jahren wird Software jedoch genutzt, um Aufgaben eigenständig – unter menschlicher Aufsicht – effizienter und präziser zu erledigen, als es der Mensch könnte. Diese Entwicklung verändert die Funktion von Software und die Erwartungen der Nutzer grundlegend. Prozessautomatisierung und Künstliche Intelligenz sind dabei die treibenden Kräfte. 
In der Personaleinsatzplanung ermöglicht KI beispielsweise das automatisierte Erstellen von Schichtplänen unter Berücksichtigung von Arbeitszeitmodellen, Qualifikationen und Verfügbarkeiten. Zudem schlägt sie bei kurzfristigen Ausfällen oder Mehrbedarf Nachbesetzungen vor und bezieht Maschinen- sowie Bedarfsdaten in die Planung ein.

Integration von HCM-, ERP-, MES- und Schichtplanungs-Systemen

Effiziente Schichtplanung erfordert eine Softwareintegration; Legacy-Software ohne Schnittstellen oder Insellösungen erschweren das oder machen es unmöglich. Moderne Schichtplanungstools sind dazu in der Lage, an ERP- (Enterprise Resource Planning), HCM- (Human Capital Management) MES- (Manufacturing Execution) und APS-Systeme (Advanced Planning and Services) anzuknüpfen und Daten auszutauschen. 
Der Mehrwert resultiert daraus, dass die KI Mitarbeiterverfügbarkeiten, Maschinenbedarf, Produktionsdaten und viele weitere Informationen auswertet und von Anfang an bei der Personaleinsatzplanung berücksichtigt.

Datengetriebene Schichtplanung für mehr Effizienz

Gerade in Deutschland ist der Kostendruck in der Produktion hoch, Arbeitszeit und Material sind teuer – und entsprechend schwer wiegen Planungsfehler. Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass die Maschinen auf dem Shopfloor ausgelastet sein müssen, dafür aufgrund von Ausfällen und Personalengpässen aber nicht immer ausreichend qualifiziertes Personal zur Verfügung steht.
Die Lösung besteht in einer datenbasierten Schichtplanung. Sie basiert auf Produktions- und Maschinendaten aus MES und ERP-Systemen, und auf Personaldaten zu Abwesenheiten, Überstunden und Arbeitszeitmodellen. KI-unterstützte Schichtplanungssoftware ist die beste Lösung, um diese Daten zu aggregieren und den bestmöglichen Schichtplan zu erstellen. 
Damit lassen sich Ressourcen besser verteilen und Engpässe früh erkennen. Kostspielige Ausfälle können so vermieden werden – denn auf dem Shopfloor fallen Planungsfehler dreifach ins Gewicht: Wenn der Mensch ausfällt, wird auch die Maschine nicht bedient und das Material nicht weiterverarbeitet. Alle drei Ressourcen bleiben ungenutzt.

Excel verliert an Bedeutung bei der Personaleinsatzplanungs

Excel wird in der Personaleinsatzplanung zunehmend durch spezialisierte Softwarelösungen ersetzt, die komplexe Anforderungen präziser und effizienter bewältigen. Hohe Fehleranfälligkeit, eingeschränkte Skalierbarkeit und der manuelle Aufwand machen Excel für moderne Personaleinsatzplanung ungeeignet. 
Während früher monolithische HR-Systeme mit integrierter Schichtplanung dominierten, setzen Unternehmen heute vermehrt auf spezialisierte Best-of-Breed-Lösungen. Diese sind auf die Anforderungen industrieller Schichtplanung spezialisiert und integrieren sich nahtlos in bestehende Systemlandschaften. 
Gleichzeitig bieten KI-gestützte Tools für Aufgaben wie das Zuweisen von Schichten, das Nachbesetzen bei kurzfristigen Ausfällen oder das Abgleichen von Stundenkonten eine deutlich effizientere Alternative zu Excel. Excel war insbesondere für die industrielle Schichtplanung mit ihren komplexen Schichtsystemen und spezifischen Anforderungen nie ein geeignetes Werkzeug. Spezialisierte Anwendungen erledigen diese Prozesse nun präzise und ressourcensparend.

Moderne Arbeits- und Rotationsmodelle ermöglichen mehr Effizienz und Flexibilität

Der Trend geht zu modernen Arbeitsmodellen – in der Produktion bedeutet dies flexible Schichtrotationen: Dabei wird beispielsweise nur ein Teil der Schichten festgeschrieben, die restlichen werden ausgeschrieben, sodass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich frei auf diese bewerben können. Solche Schichtmodelle werden bei manueller Planung häufig nicht angewendet, da der damit verbundene Aufwand zu groß ist. Mittels Automatisierung ist es inzwischen möglich, solche Schichtmodelle mit wenig Aufwand einzusetzen. 
So erhalten Mitarbeitende die Möglichkeit, einen Teil ihres Arbeitspensums flexibel zu gestalten. Zudem können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in vielen Unternehmen inzwischen eigenständig Schichten tauschen. Technologie ermöglicht somit flexiblere Arbeitszeiten und eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Moderne Schichtsysteme sind eine Antwort auf den Fachkräftemangel

Produzierende Unternehmen müssen dem demografischen Wandel und dem daraus resultierenden Fachkräftemangel Herr werden. Ausgereifte Schichtplanungssoftware ermöglicht moderne Schichtsysteme. Sie erlauben es, ressourcensparend zu planen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dennoch mehr Flexibilität und Mitbestimmung einzuräumen. Zusätzlich ist eine App ein starkes Argument, die eine einfache Planung statt der Disposition am Telefon ermöglicht. Sie vereinfacht zum Beispiel die Kommunikation rund um Abwesenheiten oder Schichtwechsel.

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Wie smarte Schichtplanung in der Praxis funktioniert beschreiben Harald König von Shyftplan und Verena Thonemann von Benteler beim Smart Factory Day am 14. und 15. Mai in Landshut. 
Außerdem lädt BMW im Werk Landshut an sechs Marktständen zur Diskussion mit Fachexperten zu aktuellen Themen am Standort ein.

Alle Infos zum Smart Factory Day

Qualifikationsmanagement und Schichtplanung rücken zusammen

Unternehmen werden perspektivisch nicht über mehr qualifiziertes Personal verfügen, sondern eher über weniger. Daher wird es neben der effizienten Personaleinsatzplanung wichtig sein, dass bestehendes Personal breit qualifiziert ist. Up- und Reskilling werden notwendig – je mehr Kompetenzen der Einzelne mitbringt, desto flexibler kann er oder sie im Shopfloor arbeiten. 
Deswegen ist es enorm hilfreich, dass Schichtplanungssoftware es erlaubt, Qualifizierungen bei der Zuweisung zu berücksichtigen – auch weil in regulierten Bereichen Nachweise für bestimmte Qualifikation erforderlich sind. Wird Schichtplanungssoftware mit dem Qualifikationsmanagement zusammengeführt, erhalten Planer einen Überblick darüber, wer über welche Qualifikationen verfügt und können diese bei der Planung berücksichtigen. 
Zudem informiert ein intelligentes Qualifikationsmanagement über fehlende oder auslaufende Qualifikationen. Entsprechend kann reagiert werden. Durch den effizienten Mitarbeitereinsatz können unnötige Kosten durch Maschinenstillstände, Überstunden oder Wochenend- und Nachtarbeit vermieden werden.

Ausblick auf die Personaleinsatzplanung

Automatisierung und KI werden 2025 die Schlüsseltechnologien in der Personaleinsatzplanung sein. Die nahtlose Integration von ERP-, HCM- und MES-Systemen in die Schichtplanung wird zum Industriestandard, um bestehende Daten optimal zu nutzen und präzise und effizient zu planen. Gleichzeitig schafft die zunehmende Automatisierung Raum für flexible und mitarbeiterfreundliche Schichtmodelle, die Produktionsfachkräften mehr Mitbestimmung bieten, ohne Kompromisse bei der Effizienz.

Nadja Müller ist freie Journalistin, Jan-Martin Josten ist Gründer und Geschäftsführer von Shyftplan.