Datenmanagement Cloud-basierte Plattform Alternative für Datenaustausch

Der Austausch sensibler technischer Dokumente untereinander und mit Partnern ist für Entwicklungsabteilungen tägliche Praxis. E-Mail und FTP bieten hier keine ausreichende Sicherheit. Eine Alternative sind Cloud-basierte Plattformen.

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Preh GmbH

Aucotec AG

CAQ AG Factory Systems

PROCAD GmbH & Co. KG

Produkte und Produktkomponenten sind heute untereinander sowie mit externen Systemen stark vernetzt. Dies führt zu komplexen Informationsstrukturen, die oft auch noch über mehrere IT-Systeme und Standorte verteilt sind. Für die Beteiligten in der Entwicklung, Fertigung und anderen Abteilungen wird es immer schwieriger, sich in diesem Informationsgestrüpp zurechtzufinden. Es fehlt an einheitlichen Bedienoberflächen sowie differenzierten Rollenrechten beim Zugriff auf Informationen.

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Nachteile von E-Mail und FTP

Konstruktionsabteilungen haben in der Zusammenarbeit mit externen Entwicklungspartnern täglich mit diesen Herausforderungen zu kämpfen. Gemeinsame Projekte sind aber nur dann erfolgreich, wenn auch die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten reibungslos funktioniert. Da jedoch die Beteiligten häufig auf unterschiedlichen Systemen arbeiten, findet der Austausch zumeist über FTP und E-Mail statt. So kommt es zum Bruch zwischen Prozessen und Informationssystemen. Bei komplexen Projekten mit vielen Beteiligten entsteht schnell ein Wirrwarr von E-Mails, unterschiedlichen Dateiversionen und lokalen Kopien. Die Folge: Abstimmungen ziehen sich in die Länge und es kommt zu Missverständnissen, weil nicht mehr klar ist, welches Dokument oder welche Information auf dem letzten Stand gültig ist.

Große Datenmengen möglich

E-Mail und FTP weisen darüber hinaus weitere Nachteile auf: E-Mail-Verkehr ist für große Dateien wenig geeignet und vor allem sicherheitstechnisch bedenklich. Die internen Sicherheitsmaßnahmen eines Unternehmens werden beim E-Mail-Verkehr im Nachhinein obsolet. Beim FTP-Transfer werden Dateiversionen unkontrolliert überschrieben, die Protokollierung ist unzureichend, ferner sind nur Up- und Download möglich.

Plattformen für den Datenaustausch stellen hier eine Alternative dar. Am Markt gibt es eine Reihe solcher Lösungen, viele davon in der einfachen Ausführung sogar als Freeware. Ihre Schwachpunkte sind jedoch mangelnde Sicherheit sowie Steuerbarkeit. Im professionellen Umfeld sind zudem Dokumentenlenkung, Versionierung und Rechtevergabe verpflichtende Kriterien. Deswegen empfiehlt sich der Einsatz professioneller Tools. Die Muhr & Bender KG (Mubea) etwa, Spezialist für hoch beanspruchbare Federkomponenten und Leichtbau in der Automobilindustrie, setzt für den Austausch technischer Dokumente mit externen Partnern die Plattform Proom des Karlsruher Unternehmens Procad ein.

Einsatz bei Mubea

„Ausgangspunkt für die Einführung der Lösung war, dass unsere Konstrukteure und Entwickler Baugruppen mit Entwicklungspartnern austauschen wollten“, sagt Marc Gajewski, bei Mubea verantwortlich für das Produkt- und Stammdatenmanagement. Der Anstoß kam also weniger aus der IT als direkt aus der Fachabteilung. Bislang waren E-Mail und FTP im Unternehmen die gebräuchlichen Transportwege für technische Dokumente aus dem CAD- und Konstruktionsbereich. Teilweise wurden auch Freeware-Angebote genutzt.

Weil Proom laut Unternehmenssprechern die branchentypischen Anforderungen im Maschinen- und Anlagenbau am besten abdeckte und zudem eine direkte Anbindung an die eingesetzte PLM-Software bot, entschied sich Mubea für diese Lösung. Das System läuft auf den Servern in der eigenen IT-Abteilung. So will man die Daten jederzeit unter Kontrolle halten.

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