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Qualitätssicherung Management-Software: Den Überblick behalten

| Autor/ Redakteur: Stephen Collier* / Thomas Günnel

Betriebliche Abläufe, Verantwortlichkeiten, Ziele und Risiken: Ihre transparente Darstellung hilft, das Tagesgeschäft zu strukturieren und bei der Zertifizierung nach ISO 9001 oder der IATF 16949. Prozessmanagement-Software bietet dafür entsprechende Visualisierungen.

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Prozesse transparent darstellen: Die geeignete Management-Software kann dabei unterstützen.
Prozesse transparent darstellen: Die geeignete Management-Software kann dabei unterstützen.
(Bild: CAQ)

Die Unternehmensstruktur, die Darstellung von Verantwortlichkeiten oder detaillierte Arbeitsanweisungen in der Fachabteilung: Prozesse sind der Kern unternehmerischer Führung. Um sie transparent darzustellen, hat der Anbieter von Managementsystemen, CAQ, die Prozessmanagement-Software „Process.Net“ entwickelt. Neben der Prozessanalyse und -planung anhand von klassischen Ablaufdiagrammen erlaubt es die Software, Prozesse anhand eines sogenannten Turtle-Diagramms zu visualisieren.

Mittels dieses Diagramms wird ein Prozess, Prozessabschnitt oder Prozessschritt anhand der schematischen Darstellung einer Schildkröte (engl. Turtle) übersichtlich visualisiert. Aus der Vogelperspektive bilden Kopf, Schwanz und die vier Gliedmaßen des Tieres die Ansatzpunkte für Input/Output und Einflussfaktoren wie benötigte Ressourcen oder Verantwortlichkeiten. Zur Beschreibung oder Analyse der Elemente kommen „W-Fragen“ zum Einsatz, die im Diagramm wie folgt genutzt werden:

  • Was und warum (Input): Was sind die Anforderungen an den Prozess, beziehungsweise was sind dessen Auslöser oder Quellen?
  • Was (Output): Was soll das Ergebnis des Prozesses sein?
  • Womit: Welche Ressourcen oder Arbeitsmittel benötige ich für den Prozess?
  • Wer: Wer sind die Prozessverantwortlichen, wer ist am Prozess beteiligt und wer ist davon betroffen?
  • Wie gut: Wie kann ich die Effektivität des Prozesses und die Erfüllung der Prozessziele anhand von Kennzahlen messen?
  • Wie: Welche Methoden, Verfahren und Anweisungen sollen angewendet werden und welche Informationen verfügbar sein?

Das Turtle-Modell eignet sich sehr gut, um die Prozessorientierung zu vertiefen, und es lässt sich bei zahlreichen Prozessen des Qualitätsmanagements anwenden: zum Beispiel beim Risikomanagement, der Auditvorbereitung oder der Schwachstellenanalyse. Dabei muss die Bearbeitung sorgfältig erfolgen, denn erst wenn alle Fragen beantwortet sind, ist der Prozess auch tatsächlich ausreichend beschrieben. Wechselwirkungen mit anderen zutreffenden Prozessen sollten dabei berücksichtigt werden.

Prozesse und Workflows leben

Die Software „Process.Net“ von CAQ eignet sich, um Prozesse flexibel anhand des Turtle-Diagramms zu visualisieren; und um andere Prozessabläufe mittels Ablaufdiagramm oder IATF-konformer APQP-Standardvorlagen zu erstellen und zu bearbeiten.

Dynamische Risikomatrix

Das Zusammenspiel mit weiteren Modulen ermöglicht es, ein lebendiges, ISO-konformes Managementsystem zu erstellen und zu pflegen. Echtzeit-Informationen darüber, ob etwa im Prozess hinterlegte Dokumente oder Mitarbeiterqualifikationen gültig sind, werden direkt aus den Modulen für Dokumentenmanagement oder Schulungsmanagement bezogen.

Auch den verstärkten risikobasierten Ansatz der ISO 9001 und IATF 16949 bildet die Software ab, denn sämtliche Prozesse lassen sich mit einer dynamischen Risikomatrix versehen – die die jeweiligen Risiken und Chancen für das Unternehmen direkt beim Prozess abbildet. Aber egal, wie penibel durchdacht: Ein Prozess allein ist wertlos, wenn er nicht durchgehend gelebt und in Echtzeit überwacht werden kann. Hier spielt eine modulare CAQ-Software weitere Stärken aus.

Damit die Prozesse von allen Mitarbeitern nicht nur zur Kenntnis genommen, sondern auch gelebt werden, verfügt die Software über Web-Applikationen. Hiermit werden sämtliche relevanten Mitarbeiter direkt in den Prozess eingebunden und auf dem Laufenden gehalten, damit sie effektiv zu dessen Umsetzung beitragen können.

Stephen Collier ist Product Manager bei CAQ AG Factory Systems

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